به گزارش پایگاه خبری وزارت راه و شهرسازی از استان اصفهان،  محمد بناییان معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان اظهار کرد: اداره کل راه و شهرسازی به عنوان دبیرخانه کمیسیون ماده ۵ و کارگروه امور زیربنایی، با توجه به گستردگی استان، تعدد شهرها و حجم بالای درخواست‌های حوزه شهرسازی، مسئولیت بررسی و آماده‌سازی تعداد قابل توجهی از پرونده‌های تخصصی را بر عهده دارد.   

وی افزود: در گذشته، بخش قابل توجهی از این فرآیندها به صورت دستی و فیزیکی انجام می‌شد و اگرچه با استقرار اتوماسیون اداری، بخشی از مشکلات گردش کاغذی برطرف شد، اما فرآیندهای تخصصی مرتبط با بررسی پرونده‌ها، جمع‌آوری اطلاعات و تهیه دستورکار جلسات همچنان نیازمند ساماندهی و هوشمندسازی بود.   

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان تصریح کرد: در همین راستا، با همکاری حوزه فناوری اطلاعات و کارشناسان معاونت شهرسازی و معماری، فرآیندهای مربوط به کمیسیون ماده ۵ و کارگروه امور زیربنایی در اتوماسیون اداری بازطراحی و از ۵ مردادماه سال ۱۴۰۵ اجرای این فرآیندهای جدید آغاز شد.   

وی ادامه داد: یکی از مهم‌ترین اقدامات انجام‌شده در این زمینه، طراحی «روکش الکترونیکی پرونده» است که به محض وصول درخواست از شهرداری‌ها برای طرح موضوع در کمیسیون ماده ۵، برای پرونده ایجاد می‌شود و اطلاعات اولیه از جمله نوع درخواست، تغییر کاربری، تغییر ضوابط، تغییر عرض گذر و سایر مشخصات مورد نیاز در آن ثبت می‌شود.   

وی گفت: این روکش در فرآیند گردش پرونده میان ادارات شهرستان و حوزه معاونت شهرسازی و معماری مورد استفاده قرار می‌گیرد و هر شهرستان در مرحله نخست، موارد مرتبط با حوزه خود را بررسی و نظرات و اطلاعات مورد نیاز را در پرونده ثبت می‌کند.  

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان افزود: پس از انجام بررسی‌های شهرستانی، پرونده به حوزه معاونت شهرسازی و معماری ارجاع می‌شود و پس از بررسی و در صورت فراهم بودن شرایط، پرونده به دبیرخانه تخصصی کمیسیون ماده ۵ ارجاع شده و برای تهیه دستورکار و طرح در جلسه آماده می‌شود.   

کاهش زمان بررسی و ساماندهی اطلاعات پرونده‌ها

وی با اشاره به آثار اجرای این فرآیند گفت: پیش از اجرای این طرح، جمع‌آوری مدارک، بررسی سوابق و کنترل اطلاعات پرونده‌ها زمان‌بر بود و گاهی پراکندگی اطلاعات در اتوماسیون اداری، روند بررسی پرونده را دشوار می‌کرد؛ اما با ایجاد روکش الکترونیکی، اطلاعات و مدارک مورد نیاز در یک ساختار مشخص قرار گرفته و بررسی پرونده برای کارشناسان و مدیران تسهیل شده است.  

وی یکی از چالش‌های مهم گذشته را تهیه دستورکار جلسات کمیسیون ماده ۵ عنوان کرد و افزود: در گذشته دستورکار جلسه به صورت دستی و در قالب فایل‌های متنی تهیه می‌شد و ورود اطلاعات توسط کارشناسان، علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال بروز خطا در ثبت عناوین، مساحت‌ها و سایر مشخصات پرونده را افزایش می‌داد.   

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان ادامه داد: برای رفع این مشکل، «فرم دستورکار کمیسیون ماده ۵» طراحی شده که با استفاده از اطلاعات ثبت‌شده در روکش الکترونیکی پرونده، اطلاعات مورد نیاز را استخراج و دستورکار جلسه را در قالب مشخص تولید می‌کند.

وی اظهار کرد: با استفاده از این فرم، فرآیند تهیه دستورکار به شکل قابل توجهی سریع‌تر انجام می‌شود و ضمن کاهش ورود مجدد اطلاعات، احتمال بروز خطا در تهیه دستورکار نیز کاهش یافته است.   

توسعه فرآیند هوشمند در کارگروه امور زیربنایی

وی با اشاره به توسعه این تجربه در کارگروه امور زیربنایی گفت: پس از اجرای این فرآیند در کمیسیون ماده ۵، فرم‌های مشابهی برای کارگروه امور زیربنایی نیز طراحی و در اتوماسیون اداری مستقر شد.  

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان افزود: فرآیند رسیدگی به پرونده‌های کارگروه امور زیربنایی به دلیل ماهیت پرونده‌ها و ضرورت انجام استعلام‌های متعدد، پیچیدگی بیشتری دارد و در برخی موارد نیازمند دریافت بیش از ۲۰ استعلام از دستگاه‌های مختلف است.  

وی ادامه داد: برای مدیریت این فرآیند، «روکش الکترونیکی کارگروه امور زیربنایی» طراحی شده که اطلاعات اولیه پرونده، مدارک مورد نیاز، استعلام‌ها و روند گردش پرونده در آن ثبت و قابل پیگیری است.  

وی گفت: در این روکش، اطلاعات و استعلام‌های مورد نیاز برای طرح پرونده در کارگروه ساماندهی شده و روند انجام هر یک از مراحل نیز قابل پیگیری است که این موضوع موجب کاهش پراکندگی اطلاعات و تسهیل بررسی پرونده‌ها شده است.  

تهیه سه مرحله دستورکار در یک فرآیند

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان یکی دیگر از اقدامات انجام‌شده را هوشمندسازی فرآیند تهیه دستورکار کارگروه امور زیربنایی عنوان کرد و گفت: در گذشته تهیه دستورکار در مراحل مختلف، زمان قابل توجهی از کارشناسان و دبیرخانه تخصصی می‌گرفت، اما با طراحی فرم جدید، امکان تهیه خروجی مورد نیاز برای سه مرحله فرآیند کارگروه از یک ساختار اطلاعاتی فراهم شده است.  

وی توضیح داد: نخستین مرحله، تهیه دستورکار گروه کاری است که اطلاعات آن از طریق روکش‌های الکترونیکی پرونده استخراج می‌شود و دستورکار در مدت زمان کوتاهی آماده خواهد شد.  

وی افزود: پس از بررسی پرونده‌ها در گروه کاری، مصوبات و تصمیمات در همان ساختار ثبت می‌شود و اطلاعات مورد نیاز برای تهیه دستورکار کارگروه امور زیربنایی نیز از همان اطلاعات استخراج خواهد شد.  

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان ادامه داد: پس از تصمیم‌گیری در کارگروه نیز اطلاعات لازم برای تهیه موارد قابل طرح در شورای برنامه‌ریزی و توسعه استان در همین فرآیند پیش‌بینی شده است و خروجی مورد نیاز برای ارسال به سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان قابل تهیه خواهد بود.  

وی خاطرنشان کرد: در شرایطی که تهیه دستورکارهای این مراحل ممکن بود چند روز زمان ببرد، اکنون در مواردی با تعداد قابل توجهی پرونده، امکان تهیه دستورکار در مدت زمانی بسیار کوتاه فراهم شده است؛ به عنوان نمونه، دستورکارهایی با حدود ۵۰ تا ۶۰ پرونده می‌تواند در کمتر از نیم ساعت آماده شود.  

الگویی برای سایر استان‌ها

وی این اقدام را حاصل همکاری میان معاونت شهرسازی و معماری و حوزه فناوری اطلاعات اداره کل دانست و گفت: طراحی این فرآیند با مشارکت کارشناسان حوزه شهرسازی و استفاده از ظرفیت تخصصی حوزه فناوری انجام شده و این همکاری موجب شد فرم‌ها متناسب با نیازهای واقعی فرآیندهای تخصصی طراحی و اجرا شوند.  

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان با قدردانی از همکاران مشارکت‌کننده در اجرای این طرح اظهار کرد: این تجربه می‌تواند به عنوان الگویی در اختیار سایر استان‌ها قرار گیرد تا در صورت نیاز، فرآیندهای مشابه در حوزه دبیرخانه‌های تخصصی خود را ساماندهی و تسریع کنند.

وی تأکید کرد: این فرآیند، اصلاح و ساماندهی گردش داخلی پرونده‌ها در اتوماسیون اداری اداره کل است و قرار نیست جایگزین سامانه‌ها و فرآیندهایی شود که در سطح وزارت راه و شهرسازی برای کمیسیون ماده ۵ و کارگروه امور زیربنایی در حال طراحی و توسعه است.  

وی افزود: این اقدام با هدف ایجاد نظم در گردش پرونده‌ها، یکپارچه‌سازی اطلاعات، ساماندهی سوابق و تسریع در بررسی و پاسخگویی انجام شده و با فرآیندهای سامانه‌ای وزارتخانه تداخلی ندارد.  

معاون شهرسازی و معماری اداره کل راه و شهرسازی استان اصفهان در پایان گفت: اجرای این فرآیند از ۵ مردادماه ۱۴۰۵، گامی در جهت تسریع و شفاف‌سازی فرآیندهای داخلی حوزه شهرسازی و معماری بوده و انتظار می‌رود با کاهش زمان بررسی و آماده‌سازی پرونده‌ها، کاهش خطاهای ناشی از ورود مجدد اطلاعات و ساماندهی سوابق، سرعت پاسخگویی به درخواست‌ها نیز افزایش یابد.